En théorie, répondre à une demande de propositions devrait être une tâche simple. Étant donné que chaque demande de proposition comporte un ensemble fixe d’exigences, vous, le soumissionnaire, devez simplement y répondre pour pouvoir être pris en compte.

Download Now for only $19.99

Rédaction de proposition: comment analyser l’état d’esprit de l’acheteur

Prenons le scénario suivant:

«En tant qu’auteur de la demande de propositions et participant de manière significative au succès du projet, je souhaite vivement pouvoir sélectionner le mauvais partenaire et mettre en péril à la fois ma propre position et celle de l’agence que je représente.

C’est pour cette raison que vous, en tant que futur contractant, devez me convaincre que vous êtes en mesure de répondre à la fois à mes exigences immédiates (et à long terme) décrites dans la demande de propositions et à celles que j’ai peut-être oubliées ou omises. pour quelque raison que ce soit.

Par conséquent, lorsque vous répondez à ma demande de propositions, il est impératif que vous répondiez correctement à tous les points du document tout en tenant compte de la possibilité qu’il reste des domaines à explorer pour que ce projet aboutisse. ”

Dans le monde concurrentiel des marchés publics, il ne suffit pas de simplement répondre aux exigences énoncées dans la DP.

Vous devez aller beaucoup plus loin que cela ; pour remporter ce contrat, vous devez me convaincre que vous comprenez POURQUOI j’ai préparé le présent appel d’offres et que je suis sensible à mes besoins, qu’ils soient oraux ou non, au cours de ce projet.

Après tout, je m’attends à ce que votre expertise découvre des domaines que j’ai négligés et vous pouvez les résoudre sans m’exploiter financièrement.

La plupart des propositions reçues par une équipe d’évaluation d’appels de propositions sont très similaires en termes de ton, de contenu, de style et de coût.

Pour la plupart, ils sont ternes, formulés et répétitifs.

Presque tous sont encombrés de clichés commerciaux blasés, mot à la mode du mois, et recourent chaque fois que possible à du pseudo-jargon.

Bien que je possède des années d’expérience dans mon secteur d’activité, les auteurs de la proposition me parlent souvent, évitent les « points douloureux » clés mis en évidence dans notre DP et tentent de m’impressionner avec les nouvelles technologies, qu’ils n’ont souvent même pas mises en œuvre.

En bref, malgré ce que leur résumé exécutif prétend, ils ne font aucun effort réel pour comprendre mes besoins et, pire encore, ne semblent pas saisir l’urgence de cette proposition ni les mois d’efforts déployés par mon équipe. Nous pensons que nous étions simplement une autre proposition sur leur longue liste de choses à faire.

Question: Savez-vous comment une proposition est généralement évaluée dans votre pays?

Si ce n’est pas le cas, contactez votre agence nationale des marchés publics et demandez les directives sur l’évaluation des propositions. S’il n’y en a pas, contactez l’organisme gouvernemental qui a lancé la demande de propositions et demandez-leur s’ils ont des directives. Vous pouvez le faire avant de soumettre votre proposition ou pendant les étapes de clarification.

Dans cet esprit, si vous voulez sincèrement gagner mon entreprise, vous devez différencier votre proposition du reste du groupe, sinon elles sont poliment refusées. Les futures soumissions de votre entreprise ne seront pas anticipées avec beaucoup d’enthousiasme.

Donc, si vous en prenez acte et que vous souhaitez rehausser le profil de vos soumissions, tenez compte des points suivants.

Proposal Template: Screenshots

Executive Summary. This includes sample data to get you started and tips on how to improve your executive summary.

Identifiez les personnes de mon équipe qui vont «acheter» ce projet.

Après tout, je ne prends pas la décision finale de mon côté. Au contraire, je consulterai mes collègues tout au long du processus d’approvisionnement.

Faire une impression implique d’analyser les intérêts de l’acheteur. En d’autres termes, vous devez déterminer quels types d’acheteurs sont impliqués dans le processus d’approvisionnement puis rédiger votre proposition en fonction de leurs besoins. Par exemple:

Examiner les acheteurs techniques

Que recherche l’acheteur technique?

• S’agit-il d’un historique de déploiement similaire ou est-il intéressé par un ensemble de compétences particulier?
• Le rôle de cette personne est de filtrer les technologies qui ne correspondent pas à sa stratégie.
• C’est aussi pour déterminer si vous avez vraiment l’expertise que vous prétendez avoir.
• Cette personne peut être dans l’entreprise depuis de nombreuses années et pourrait être suspendue lorsqu’il s’agit de consultants non prouvés. Il / elle a déjà été brûlé et ne veut pas engager un autre “cow-boy” qui ruinerait son projet.

Comment prouvez-vous que vous êtes digne de confiance?

Comprendre les critères de l’agent des finances

Qu’est-ce qui intéresse le contrôleur financier?

Cette personne aura le dernier mot sur le lancement du projet.

Ils ne s’intéressent qu’aux résultats financiers et à l’impact que vous allez avoir sur leur marge bénéficiaire. Cette personne craint que vous exploitiez à votre avantage les zones grises du contrat, par exemple en forçant le projet à un contrôle étendu des modifications et en accumulant des jours-homme supplémentaires.

Comment réduisez-vous ces peurs?

Ils demanderont à leurs collègues (c.-à-d. Diligence raisonnable) de se faire une idée de votre fonctionnement et écouteront ceux qui ont travaillé avec vous. Si vous êtes nouveau en ville, ils risquent de les rendre plus nerveux, car vous pourriez potentiellement disparaître à mi-projet ou s’avérer tout à fait inadéquat.

Respond to each requirement as outlined in the RFP document

Comprendre les préoccupations du responsable des opérations

Comment se passe votre proposition chez l’acheteur Opération?

Cette personne travaillera quotidiennement avec votre équipe et pourrait être concernée par des “rumeurs” selon lesquelles vous tenteriez d’intimider ou d’intimider le personnel pendant les projets. Certaines sociétés de conseil ont un nom très terni!

Cette personne craint d’être exclue du succès du projet ou d’être blâmée en cas d’échec. Après le départ de votre équipe, cette personne devra utiliser la solution que vous aurez implémentée. N’oubliez pas: l’une des raisons pour lesquelles vous contractez est parce que l’équipe de cette personne n’a pas les compétences nécessaires pour mettre en œuvre la solution par elle-même - cette zone peut être très sensible!

Maintenant que nous savons qu’il existe une “équipe” d’acheteurs, chacun d’entre eux pouvant avoir une appréciation différente de votre proposition, vous devez préparer toutes les communications en tenant compte de cela.

Les acheteurs savent que leur proposition n’est pas parfaite et qu’il existe des lacunes, des incohérences et des erreurs dans sa construction. Mais ils s’attendent à ce que vous l’acceptiez et que vous les aidiez patiemment à remédier à la situation.

Ce que je souligne ici, c’est que vous devez instaurer la confiance avec nous, les acheteurs, et à moins que vous n’ayez un profil physiologique en tête, votre proposition va probablement passer à côté de la cible .

Vous voyez, nous ne nous sommes jamais rencontrés face à face. Tu ne connais même pas mon nom. Mais je connais peut-être pas mal de choses sur vous - et certains de ce que j’ai entendu ne sont peut-être pas très gentils.

Si vous tenez compte de cela, votre proposition devra aller très loin pour apaiser ces craintes et démontrer de manière répétée que vous ne suivez pas les requêtes de cette offre mais que vous avez un argument très convaincant qui nous justifiera de vous attribuer ce marché. .

Profil des acheteurs

Gardant à l’esprit que nous sommes une équipe d’acheteurs, vous devez préparer des profils pour chaque rôle. Vous ne l’obtiendrez pas à 100% du premier coup, mais vous irez certainement dans la bonne direction pendant que vos concurrents lancent laborieusement la même proposition de «plaque chauffante» comme d’habitude.

Pour comprendre les acheteurs:

• Classer les membres de l’équipe en fonction de leur rôle et estimer leur contribution (c’est-à-dire l’influence) dans l’approbation finale.
• Définissez chaque membre en tant que type d’achat. Notez que certains acheteurs peuvent avoir plus d’un rôle, par exemple, le CTO peut jouer un rôle dans l’évaluation technique et la signature du budget du projet.
• Pour chaque acheteur, identifiez ses peurs, ses espoirs, ses angoisses et ce qu’il considérerait comme des facteurs de succès majeurs.
• Mettez-les dans une matrice et faites-en la référence lors de l’évaluation de votre propre proposition. Appliquez des poids et des valeurs si nécessaire.
• Une fois que vous avez terminé cette tâche, l’étape suivante consiste à rédiger votre réponse en pensant à ces acheteurs. Rappelez-vous: vous n’écrivez pas à une entité désincarnée anonyme: il existe une personne bien réelle qui examine votre proposition.

Avec ces profils à portée de main, vous pouvez intégrer à votre proposition tous les points qui répondent à toutes les exigences non énoncées qui ne sont pas énoncées dans la proposition .