Pour les rédacteurs de propositions, la tâche de répondre à une demande de proposition (RFP) peut être assez ardue. Outre la nécessité d’obtenir la meilleure proposition à temps, la définition d’une approche efficace de la réponse soulève plusieurs dilemmes.

Par exemple, les différents membres de l’équipe de proposition peuvent faire valoir que leur contribution respective mérite la plus grande attention; L’informaticien affirmera que la «solution» est au cœur de la réponse, tandis que le directeur des ventes sera très motivé. Bien sûr, ils ont tous un point valable; mais vous devez assimiler chaque contribution dans le document final du point de vue du client.

Compte tenu des considérations précédentes, vous devez éviter que la proposition finale soit centrée sur le soumissionnaire. En d’autres termes, vous avez placé votre solution au cœur de l’offre.

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Du point de vue du client, ces offres ont tendance à apparaître comme ME-ME-ME.

Une approche plus efficace consiste à placer le client «au beau milieu» de votre réponse. Tout doit tourner autour de leurs besoins, ce qui, bien sûr, devrait être ainsi.

Les propositions centrées sur le client donnent l’impression (c’est-à-dire au contractant gouvernemental) que ceci est écrit pour vous en personne; pas écrit à vous.

Voyons comment écrire des propositions qui placent le client au centre de la réponse.

Pour ce faire, vous devez répondre aux sept questions suivantes.

Quel est le problème principal?

Énoncez leur problème en une phrase. Si vous ne pouvez pas faire cela, vous n’avez pas compris leur problème. Il est inutile d’écrire quoi que ce soit jusqu’à ce que vous obteniez cette clarification. Lisez à nouveau la proposition.

Pourquoi ce problème doit-il être résolu?

Vous devez regarder au-delà de l’évidence et vous demander: quelles sont les raisons non énoncées qui ne sont pas couvertes par cette proposition?

Tous les soumissionnaires verront les facteurs opérationnels les plus évidents. ils sont dans le sommaire de la DP. Au lieu de cela, creusez un peu plus profond. Déterminez quelles sont les trois raisons les plus probables pour lesquelles cette offre a été produite. Par exemple, la proposition peut être en réponse à une nouvelle législation gouvernementale ou à une menace de concurrence perçue.

Quel objectif doit être atteint?

En réalité, le client aura plusieurs objectifs à atteindre.

Une suggestion est de visiter leur site Web et de télécharger le rapport annuel le plus récent. Cela indiquera souvent les objectifs à long terme qu’ils souhaitent atteindre, par exemple, des extensions d’activité, de nouvelles lignes de produits, des références à des menaces concurrentielles. Sachant cela, vous pourrez vous familiariser avec leurs moteurs stratégiques.

Une fois que vous avez compris ces objectifs, vous réagissez en position de force, ce qui vous confère un avantage considérable sur vos concurrents.

En général, il existe trois objectifs différents à atteindre:

• Objectifs commerciaux - Ils expliquent comment augmenter la productivité, devenir plus efficace, rationaliser les opérations, automatiser les processus métier, tirer parti des gammes de produits, etc.
• Objectifs techniques - tels que l’alignement des processus commerciaux et techniques, l’amélioration de la qualité, l’amélioration des produits, l’utilisation des technologies émergentes.
• Objectifs stratégiques - Ceux-ci incluent des questions telles que les stratégies de ressources humaines, la reconnaissance de la marque, les lois gouvernementales obligatoires, les campagnes de marketing et la réaction du public à la perception du produit / service de l’agence.

Quelle est la plus haute priorité?

Capturez tous les problèmes et objectifs du client. Distillez ces objectifs parmi les cinq premiers. Vous remarquerez probablement que vous pouvez condenser de nombreux objectifs plus petits sous un objectif prioritaire.

Classez les cinq premiers en ordre de priorité. écrivez votre réponse en fonction de cet ordre.

Quels produits ou services peuvent atteindre ces objectifs?

Une fois que vous connaissez vos cinq objectifs principaux, il est beaucoup plus facile de structurer votre réponse autour de ces objectifs.

Imaginez-vous écrire une réponse sans savoir quels étaient les cinq premiers objectifs!

Le défi consiste maintenant à associer leurs objectifs à votre proposition. Cependant, étant donné que vous maîtrisez parfaitement leurs véritables besoins, vous devriez être bien mieux placé que vos concurrents.

Respond to each requirement as outlined in the RFP document

Quels résultats pourraient suivre chacune de vos recommandations?

La plupart des propositions contiennent une série de recommandations qui démontrent une compréhension des exigences commerciales du client.

En plus de faire les recommandations (la partie la plus facile), vous devez les sauvegarder avec des garanties qui les mettent en contexte, telles que des études de marché, des enquêtes et des déclarations gouvernementales.

Veillez à ne pas utiliser d’énoncés absolus dans votre enchère, sauf si vous êtes certain de pouvoir les ignorer. Une proposition est un document juridiquement contraignant!

Certains domaines à couvrir comprennent:

• Le personnel qui mettra en œuvre les recommandations - pourquoi elles sont les mieux qualifiées.
• Comment les recommandations aident le client à atteindre ses objectifs les plus importants.
• Obstacles à la mise en œuvre des recommandations.
• Où vous avez réussi cela auparavant.
• Coûts impliqués dans la réalisation de ces objectifs et des délais estimés du projet.
• Que pourrait-il se passer s’ils évitent de donner suite à ces recommandations

Dans quelle mesure la proposition est-elle lue?

Une fois le premier projet terminé, mettez-le de côté pendant 24 heures. Puis relisez-le - et à haute voix dans une salle privée - du point de vue de l’agence gouvernementale.

Si vous tombez sur des sections lors de la lecture, notez l’emplacement et planifiez une réécriture.

Lorsque vous lisez la proposition - du point de vue de l’agence - demandez-vous:

• Est-ce que leur solution couvre mes besoins à long terme?
• Cela me force-t-il quelque chose que je ne veux pas?
• Ignore-t-il, ou bousille-t-il, les questions spécifiques que nous avons posées dans la proposition?
• Est-ce une réponse générique ou est-ce spécifique à mes besoins?
• Donnez-vous toujours 24 à 48 heures pour digérer votre réponse. Vous seriez surpris de voir à quel point la proposition se lit différemment après s’être éloignée de celle-ci.

Si vous faites grincer des dents lorsque vous lisez certaines sections, vous êtes probablement sur la bonne voie. Au moins, vous avez maintenant une chance de le modifier avant qu’il ne frappe le bureau du client.

PS: C’est toujours une bonne pratique d’appeler le client après l’attribution du contrat et de lui demander ce qu’il pense de votre offre.

Bien qu’ils ne puissent pas discuter de zones confidentielles, ils peuvent faire des suggestions lorsque votre offre est faible ou forte. Essayez de prendre cela à bord dans le meilleur esprit et souvenez-vous de cela pour votre prochaine enchère.