Martha m’a demandé: «Je veux mettre un modèle ou des lignes directrices aux membres de mon équipe à la suite de mes recherches sur le bon moyen de rédiger une proposition .”

Si vous débutez dans la rédaction de propositions commerciales, l’un des problèmes est de savoir par où commencer, surtout si vous devez écrire avec une équipe plutôt que par vous-même.

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Modèle de proposition: objectif

Dans le cas de Martha, elle était en charge d’un projet où différentes personnes (principalement des programmeurs) donnaient leur contribution à la proposition commerciale. Ils répondaient aux exigences de la DP .

Tous n’avaient pas d’expérience en écriture formelle, elle avait donc besoin d’orientation et d’encouragement. Elle a également besoin de les faire «passer». Sinon, ils essaieraient de la saper en trouvant des failles dans tout ce qu’elle proposait.

Elle et son équipe avaient besoin de se concentrer sur l’essentiel et de ne pas se perdre dans les détails. La proposition ne serait pas parfaite, mais elle sortirait (et l’a fait!) À temps.

Cela signifie qu’ils devaient écrire se concentrer sur:

• Langue - écrivez en anglais des affaires, plutôt que dans le jargon technique ou dans l’industrie. Nous avons interdit les acronymes de trois lettres (TLA).
• Style - dans un style que le client appréciera et comprendra. Le public cible était les cadres, pas les utilisateurs généraux. L’écriture devait refléter cela.
• Ton - dans un ton positif et encourageant, mais pas enclin à l’hyperbole ou à la vantardise. Nous avons dû rester sur ce que nous avons écrit.
• Précis - avec des mots courts, précis et clairs. Encore une fois, en évitant le langage fleuri et les clichés.
• Structuré - chaque paragraphe et chaque idée doit mener à la suivante.
• Les quatre premiers ont tous nécessité l’attention de l’auteur individuel.

Pour Martha, le cinquième point ( relier tout le matériel ) est l’endroit où les choses sont devenues difficiles.

Rappelez-vous que le lecteur ne devrait pas voir la “couture”.

S’ils peuvent voir où vous avez joint du matériel, alors vous avez un problème. Le ton , la langue, le style et le contenu doivent circuler. Si les styles entrent en conflit, le lecteur perdra confiance dans le matériau. Si lu comme si c’était pavé ensemble - pas ce que vous voulez.

Proposal Template: Screenshots

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Comment faire démarrer votre équipe sur la proposition

Bien sûr, cela dépend de votre point de départ. Lorsque j’ai travaillé avec Martha, nous avons élaboré des guides de style, puis nous avons exploré d’autres méthodes pour rassembler, réviser et publier le matériel.

Voici quelques choses que nous avons faites.

• Création d’un guide de style (et achat du Guide de style de Microsoft comme support).
• Tenue d’un atelier et présentation à l’équipe d’exemples sur la rédaction de propositions.
• Je leur ai donné des exercices et discuté de ce qui fonctionnait et de ce qui ne fonctionnait pas.
• Les avait critiques (par exemple examiner) le travail de l’autre et ensuite discuter.
• Demandez-leur d’écrire les sections avec lesquelles ils sont le plus à l’aise.
• Pour lancer le projet, nous avons donné aux programmeurs (c’est-à-dire ceux qui ont des tâches d’écriture) des dates pour chaque brouillon. Remarquez que je dis brouillon. Les révisions de documents font partie du processus. pas quelque chose à coller à la fin.

Ce type de projet prend du temps, vous devrez donc être patient.

Donnez aux gens des commentaires honnêtes , ne ridiculisez pas leurs efforts et voyez qui est le plus prometteur.

Peut-être que vous pouvez prendre cette personne sous votre aile et la guider. Avoir un assistant assidu et de confiance vous accompagnera à long terme.

In this section we identify the risks you anticipate will occur during the project and the steps you will take to mitigate against these occurring

Qu’est-ce que tu penses?

Comment gérez-vous les projets où de nombreux rédacteurs apporteront leur contribution? Comment commencez-vous, surtout s’ils sont nouveaux dans ce domaine? Quelles erreurs devons-nous éviter?

Vous pouvez utiliser cette conception verte et blanche pour des projets environnementaux, tels que des offres relatives à la conservation, à la nature, aux questions écologiques et à des activités similaires.