J’ai trouvé la technique d’écriture en langage clair par accident.

C’est aussi appelé Plain English, au fait. Il y a quelques années, je lisais beaucoup de choses sur Warren Buffet et je suis tombé sur un court document qu’il a écrit pour la SEC. Ce sont les gens qui soumettent des documents juridiques et commerciaux à Wall Street lorsqu’ils se rendent en bourse. Buffett écrit comme il parle. C’est direct, immédiat et sans prétention.

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Modèle de proposition: objectif

Du manuel:

« Depuis plus de quarante ans, j’étudie les documents déposés par les sociétés ouvertes. Trop souvent, j’ai été incapable de déchiffrer exactement ce qui se dit ou, pire encore, de conclure que rien n’était dit. Si les juristes d’entreprise et leurs clients suivent les conseils de ce manuel, ma vie deviendra beaucoup plus facile.

Plusieurs raisons peuvent expliquer pourquoi moi et d’autres trébuchons parfois au sujet d’une note comptable ou d’une description de contrat de travail. Peut-être n’avons-nous simplement pas les connaissances techniques pour comprendre ce que l’écrivain souhaite transmettre. Ou peut-être que l’écrivain ne comprend pas de quoi il parle . De plus, dans certains cas, j’imagine qu’un émetteur moins scrupuleux ne veut pas que nous comprenions un sujet qu’il se sent légalement tenu d’aborder. “

Il ajoute que «le problème le plus courant, toutefois, est qu’un auteur bien intentionné et bien informé ne parvient tout simplement pas à faire passer le message à un lecteur intelligent et intéressé. Dans ce cas, le jargon surélevé et les constructions complexes sont généralement les méchants. “

C’est une excellente lecture et vous pouvez le télécharger ici Sec.Gov au format PDF.

Rédigez des propositions commerciales en anglais clair

C’est dans cet esprit que j’ai écrit ce petit guide pour vous aider à rédiger des propositions commerciales en anglais clair .

Il explique comment préparer des documents professionnels que les lecteurs peuvent digérer en une lecture.

C’est le test à l’acide.

Ils ne devraient pas avoir à les lire deux fois et trois fois pour en comprendre le sens.

Il explique également comment utiliser les techniques de rédaction en langage clair pour gagner plus d’affaires , accélérer votre processus d’appel d’offres et encourager le personnel à contribuer au processus d’appel d’offres global.

Commencez tôt

Développer un document en clair prend du temps - du premier coup!

Pour votre première proposition en anglais simplifié, prévoyez plus de temps pour rédiger, modifier et réviser . Ajoutez plus de temps que prévu à votre horaire habituel, si possible. La prochaine fois, c’est plus facile.

Etudiez les principes du Plain English

N’oubliez pas: vous souhaitez que votre demande de proposition soit comprise en une seule lecture. Cela signifie que vous devez:

• Identifiez votre public cible, à savoir les ministères.
• Pensez à ce qu’ils doivent savoir.
• Considérez les termes techniques qu’ils peuvent ou ne peuvent pas connaître.
• Élaborez des consignes d’écriture en anglais simple pour votre personnel.
• Réfléchissez à la façon d’ organiser et de formater votre proposition .

Promouvoir l’anglais ordinaire auprès de votre personnel

Une fois que vous avez constaté les avantages de l’anglais simple par rapport à d’autres styles d’écriture, vous pouvez promouvoir ses valeurs auprès de votre propre personnel et de la direction.

Vous devez mobiliser votre personnel pour qu’il commence à écrire dans ce style . De même, vous devez également convaincre vos gestionnaires de ses valeurs et éventuellement du financement d’un programme de formation.

Expliquez aux deux camps comment ils vont en bénéficier.

Décrire une feuille de route de haut niveau avec des échéanciers pour l’ensemble du programme.

Contacter un rédacteur de proposition expérimenté

La première fois que vous rédigez une proposition en anglais simple, vous constaterez peut-être que cela prend beaucoup de temps et est plus difficile que vous ne le pensiez. Si tel est le cas, vous êtes sur la bonne voie! La première fois, tout ce qui en vaut la peine est difficile à comprendre - vous comprendrez vite.

Vous pouvez également contacter un consultant en rédaction, en particulier une personne qui a fait ses preuves dans la rédaction d’un bon anglais clair.

Vous pouvez utiliser ce modèle classique à thème noir et blanc pour une gamme de thèmes de gouvernement, de construction ou de société.

Passez en revue les propositions précédentes et voyez où vous pouvez vous améliorer

Avant de commencer à écrire, tenez compte des points suivants:

• Niveau d’alphabétisation. Quel niveau de scolarité est requis pour comprendre la proposition? Utilisez l’ indice de brouillard pour tester la lisibilité de votre proposition.
• Clarté. Quelles parties de la proposition sont difficiles à comprendre? Les phrases sont-elles trop longues et complexes? Utilise-t-il des termes techniques et des acronymes que le public cible ne comprendra pas?
• Organisation. Comment pouvez-vous trouver facilement des informations pertinentes? La proposition serait-elle plus claire si vous réorganisiez les sections principales et éventuellement ses sous-sections? La table des matières et l’index doivent-ils être affinés? Y a-t-il trop / trop peu de niveaux d’informations dans la table des matières?
• Répétition. La même information est-elle répétée dans plusieurs sections? At-il un avantage réel?
• Rubriques Les en-têtes doivent-ils être reformulés sous la forme de questions auxquelles chaque section répond?
• Format. Avez-vous besoin d’ajouter plus de listes à puces? Mettre les mots-clés en gras? Utilisez plus d’espace blanc?

Créer un plan pour aider les lecteurs à trouver plus rapidement des informations

Un style d’écriture très efficace consiste à écrire des titres sous forme de questions , auxquelles chaque section répond. Si vous incluez des sous-sections, utilisez un format hiérarchique numéroté (par exemple 1.2, 1.3) pour les en-têtes de section. Cela aide le lecteur à trouver rapidement les sections principales et à voir la relation entre les sous-sections.

Rédigez l’appel d’offres, section par section, en utilisant des techniques de langage clair

Si certaines sections sont difficiles à écrire, lisez-les à voix haute et voyez où elles sont difficiles à comprendre. Parcourez le document section par section.

Écrivez d’abord le premier brouillon des sections clés, puis travaillez sur les sections intérieures.

Une fois que vous avez écrit ces lignes, affinez le texte en éditant chaque section. Cependant, assurez-vous que votre texte ne devient pas trop froid et sec. Ecrivez comme si vous parliez à un collègue que vous respectez; Cela aide souvent à contrôler le ton du document.

Réviser et réviser

Une fois que vous avez terminé la première version, faites-la examiner en interne par des collègues qui peuvent ajouter de la valeur au processus d’examen. Ne choisissez pas de collègues trop proches de la proposition, car ils ne verront pas les erreurs. Au lieu de cela, obtenir un critique neutre si possible. Après avoir reçu les commentaires, effectuez les modifications requises.

Si possible, demandez aux volontaires de la population cible d’examiner la proposition préliminaire. Demandez-leur s’ils peuvent localiser facilement des informations. Lorsque vous interviewez, posez des questions ouvertes et vous obtiendrez une meilleure réponse.

Évitez les questions fermées, telles que: s’agit-il d’un excellent appel d’offres ? La plupart diront oui, juste pour vous faire plaisir - et vous faire partir!

Demandez combien ils pourraient lire en une seule séance. Encore une fois, réviser au besoin.

Créer un format facile à lire

Formatez le document pour le rendre facile à lire et à présenter de manière attrayante. Si vous en avez le temps, préparez un modèle qui pourra être réutilisé pour tous les futurs RFP. Cela réduira le temps consacré à la préparation du document.

• Laissez une ligne blanche entre les paragraphes
• Utiliser des listes à puces
• Mettez en surbrillance les points principaux en gras et en italique
• Utilisez des boîtes pour des exemples
• Utilisez généreusement les espaces blancs
• Inclure des marges d’au moins un pouce tout autour de la page
• Utilisez deux (2) colonnes pour augmenter la lisibilité, si possible
• Utilisez plusieurs tailles de types différentes pour les en-têtes. Dans de nombreux documents, les titres sont en police San Serif (Verdana) et le corps en police Serif (Times New Roman, par exemple). Utilisez un contraste dans le style pour ajouter de l’accent.

Describe your Project Plan, including the Start/End dates for each task

Obtenez des commentaires - et partagez-les

Enfin, voyez si la proposition fonctionne! Demandez aux réviseurs externes comment ils se sentaient en utilisant la «nouvelle» proposition en anglais clair. Obtenez les commentaires du personnel impliqué dans le processus de révision et rassemblez-les pour les distribuer.

• Ont-ils trouvé que la proposition en anglais clair faisait une meilleure application?
• Était-il plus facile d’écrire l’application et qu’est-ce qui faisait la plus grande différence?
• Ce qui a fonctionné et ce qui a besoin de plus de raffinement.
• Résumez ce que vous avez appris et partagez cette information avec vos collègues. Encouragez-les à essayer de rédiger des propositions en anglais clair.

Suivre votre proposition gagne

Conservez une trace de toutes les propositions écrites en anglais simple et voyez si leur taux de réussite est supérieur aux styles d’écriture précédents. Il existe d’autres ressources de rédaction intéressantes à l’ adresse : http://www.plainenglish.co.uk/

Vous pouvez utiliser cette conception verte et blanche pour des projets environnementaux, tels que des offres relatives à la conservation, à la nature, aux questions écologiques et à des activités similaires.

Note de l’éditeur : Ce billet a été publié pour la première fois en juin 2010 et a été mis à jour pour plus de fraîcheur, de qualité et d’exhaustivité.